Örgütsel Hafıza

Kurumların hızla değişen koşullarda yaşamlarını sürdürebilmesinde bilgi, önemli bir faktör olup, her geçen gün bilgi düzeylerine yeni bilgilerin eklenerek zaman içinde muazzam bilgi birikimine sahip olunabilmektedir. Her kurum, kendi örgütsel bilgisini elde etme, saklama, tekrar erişme ve paylaşma ihtiyacı duymaktadır. Kurumlar, faaliyetleri sürecinde elde etmiş olduğu bilgiyi etkin biçimde kullanabilmesi örgütsel hafıza ile mümkün olmaktadır. Geçmişte bu bilgiler, yalnızca çalışan bireylerin hafızasında saklanmaktayken, yazılı kayıtların tutulması ve bilgi teknolojilerindeki hızlı gelişmeler ile birlikte örgütsel hafıza, hem kâğıt hem de elektronik sistemler de yer almaya başlamıştır. Kurumların bilgileri elektronik sistemlerde depolaması, maliyet ve zaman açısından tasarruf sağlamaktadır. Böylece kurumlar bilgiye ihtiyaç duyulduğu zaman hızlı bir biçimde erişebilme imkânı elde edebilmektedir. Kurumların teknolojiyi yakından takip etmeleriyle beraber kurumlar yeni bir boyut kazanarak zaman içinde elde etmiş oldukları bilgileri örgütsel hafızada depolayabilme imkânı elde edebilmektedir. Bilginin hızlı artış göstermesi sonucunda, bilgiye erişimin hızlı ve kolay olması organizasyonlar açısından çok önemlidir. Örgütsel hafızanın bilgi teknolojisi ile entegre çalışıyor olması, kurumların bilgiye ihtiyaç duyduğu zaman hızlı biçimde elde edebilme imkânı sunmaktadır. Bu nedenle kurumların sağlıklı bir örgütsel hafızayı oluşturabilmesi ve sürdürebilmesi rakiplerine göre birçok avantajı da beraberinde getirmektedir. Ayrıca organizasyonların stratejik karar alabilmelerinde örgütsel hafıza önemli bir yer teşkil etmektedir. Kurumların bilgi hazinesini genişletebilmesi, saklayabilmesi ve erişim sağlayabilmesinde bilgi yönetiminin etkin biçimde sağlayabilmesi ile mümkün olmaktadır. Örgütsel hafıza, hem kurumların yaşamsal süreçlerinin devam ettirilmesinde, hem de diğer rakip kuruluşlara karşı rekabet avantajı elde edilmesi açısından önemli bir gerçektir. Kurumların iş süreçleri içerisinde elde etmiş oldukları bilgiler, depolama sistemlerinde saklanması örgütsel hafızayı oluşturmaktadır. Sistemli biçimde kurum içinde depolanan (saklanan) bilgiler, fayda sağlarken, sistemsiz oluşturularak saklanan bilgi ise, kurumda bazı sorunların yaşanmasına neden olmaktadır. Örgütsel hafıza, kurumun farklı yerlerinde ve dağınık hâlde yer almaktadır. Kurumun iş süreçlerinde ihtiyaç duyulan bilgiye doğru ve zamanında ulaşılabilmek için dağınık hâlde bulunan bu hafızanın bütünlük içerisinde ve bir sistem olarak çalışması önem taşımaktadır. Bu nedenle kurumlar, bunu sağlayabilecek bir sisteme sahip olmaları gerekmektedir. Kurumların rasyonel biçimde karar verme süreci, örgütsel hafıza sisteminin doğru biçimde yönetilebilmesine bağlıdır. Kurumların karar verme aşamasında hız önemli olup, kurumun sahip olduğu örgütsel hafızaya erişim hızlı olması ile sağlanabilmektedir. Bireyler, örgütsel hafızada bilgilerin saklanmasında önemli rol oynamaktadır. Bireylerin hafızalarında barındırmakta oldukları; sosyal, mesleki, politik, kültürel gibi bilgiler örgütsel hafızanın gelişmesinde önemli bir etkendir.